Τι κάνουν οι πραγματικά αποδοτικοί άνθρωποι

Ο Kevin Daum, ένας από τους πιο επιτυχημένους σύγχρονους συγγραφείς παγκοσμίως, έχοντας στο ενεργητικό του περισσότερες από 1 δισεκατομμύριο πωλήσεις βιβλίων (σ.σ ένα από τα πλέον αναγνωρίσιμα είναι και το Video Marketing For Dummies) περιγράφει 8 πράγματα που κάνουν «διαφορετικά» οι πραγματικά αποδοτικοί άνθρωποι.

1. Σταματήστε το «παραμύθι» με το multitasking

Το Multitasking, ελληνιστί το να είναι κάποιος πολυσχιδής, είναι ένας εξαιρετικά μεγάλος «βραχνάς» στο σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο. Κι αυτό γιατί επί του πρακτέου, ελάχιστοι άνθρωποι στον κόσμο έχουν τη δυνατότητα να συγκεντρώνονται και να διεκπεραιώνουν με ικανοποιητικό τρόπο περισσότερες από μία εργασίες τη φορά. Αυτό είναι απόλυτα λογικό καθώς ο άνθρωπος έχει πεπερασμένα και συγκεκριμένα όρια. Το να πιστεύει κάποιος πως μπορεί να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα πέρα από ουτοπικό είναι και εξαιρετικά χρονοβόρο καθώς κάποιος θα πρέπει να «διορθώσει» τα σφάλματα της «πολυπραγμοσύνης» αργότερα.

2. Μάθετε να αναθέτετε

Η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα δεν είναι ζήτημα μόνο οργάνωσης και αφοσίωσης. Συχνά είναι και ζήτημα ανάθεσης. Το να μπορεί κάποιος να αναθέτει ένα έργο σε κάποιους άλλους που έχουν τη δυναμική να το διεκπεραιώσουν καλύτερα είναι μεγάλο και σπάνιο ταλέντο. Δεν είναι μειονέκτημα η αναγνώριση των δυνατοτήτων των υπολοίπων και τις περισσότερες φορές εκτιμάται και ανάλογα στο τέλος μία διαδικασίας.

3. Βελτιώστε την επικοινωνία σας

Οι κακές πρακτικές επικοινωνίας συχνά οδηγούν σε εξαιρετικά χρονοβόρες διαδικασίες οι οποίες όπως είναι λογικό καταλήγουν εξαιρετικά αντιπαραγωγικές. Ένα πρόχειρο και γρήγορο mail το οποίο δεν παρέχει πλήρεις πληροφορίες μπορεί να καταλήξει εύκολα σε ένα φαύλο κύκλο κατασπατάλησης πολύτιμου χρόνου. Οργανώστε αυτό που θέλετε να πείτε. Δείτε πως θα εκφραστείτε και μετά σηκώστε το ακουστικό για να απευθυνθείτε.

4. Δομήστε ακόμη και το πρόγραμμά σας

Πολλοί πιστεύουν πως με όλα αυτά τα «τεχνολογικά καλούδια» που υπάρχουν σήμερα το να προγραμματίσει κανείς την ημέρα του, είναι εύκολο project. Έρευνες αποδεικνύουν όμως πως στις περισσότερες περιπτώσεις το πρόγραμμα είναι αυτό που κυριαρχεί και όχι ο επαγγελματίες που το έχει στήσει για τις ανάγκες του. Το να οργανώνεται απόλυτα (ναι είναι δύσκολο) το χρόνο ακόμη και στο πρόγραμμά σας είναι εξαιρετικά σημαντικό στοιχείο το οποίο μπορεί να αποδώσει περισσότερο από όσο φαντάζεστε.

5. Η τάξη σε πράγματα  χρηστικά κερδίζει πάντοτε χρόνο

Καθένας μας, το έχει βιώσει τουλάχιστον μία «κρίσιμη» επαγγελματική του στιγμή να ψάχνει για κάτι που δεν θυμάται που έχει αφήσει. Η «τάξη» ακόμη και στα προσωπικά μας αντικείμενα επειδή δημιουργεί μία συγκεκριμένη ακολουθία οδηγεί με μαθηματική ακρίβεια σε κερδισμένο χρόνο πάντοτε. Είναι γεγονός πως η τακτοποίηση των πραγμάτων απαιτεί και χρόνο και σύστημα αλλά στο «τέλος της ημέρας» τα κέρδη είναι πολλαπλάσια της «επένδυσης».

6. Χρόνος και δραστηριότητες

Ο χρόνος είναι ένα από τα ζητούμενα για κάθε άνθρωπο. Έχουμε όμως αναρωτηθεί πόσο χρόνο δαπανούμε καθημερινά με τρόπο πραγματικά παραγωγικό; Η παραγωγικότητα είναι ζήτημα οργάνωσης του χρόνου. Σκεφθείτε μόνο να θέτατε χρονικό όριο σε οτιδήποτε ξεκινούσατε να κάνετε στο χώρο εργασίας σας, όπως για παράδειγμα ένα επαγγελματικό τηλέφωνο. Σκεφθείτε επίσης να ενημερώνατε και τον συνομιλητή σας για αυτό το χρονικό όριο. Μπορεί να ακούγεται πιεστικό αλλά επί της ουσίας αποδεικνύεται εξαιρετικά παραγωγικό.

7. Σεβαστείτε τον όρο ξεκούραση

Οι άνθρωποι που δουλεύουν πολύ, κάποια στιγμή σταματούν να είναι το ίδιο παραγωγικοί. Και αυτό είναι εξαιρετικά λογικό καθώς η κόπωση, σωματική και πνευματική μειώνει σημαντικά το κίνητρο αλλά και τη θέληση για απόδοση υψηλών προδιαγραφών. Σε περίπτωση που δείτε πως κάποιος ή κάποιοι από τον εργασιακό σας χώρο πέφτουν σε επιδόσεις μη βιαστείτε να τους πιέσετε ή να τους επιπλήξετε, απλά δώστε τους λίγο χρόνο να ξεκουραστούν.

8. Σχεδιάστε κάθε Project

Ο προγραμματισμός παίρνει χρόνο. Ναι πολλές φορές η ανάλυση των βημάτων για ένα project είναι εξαιρετικά δαπανηρή σε χρόνο. Ο χρόνος όμως αυτός δεν είναι σπατάλη αλλά επένδυση. Εάν ένα project δεν αναλυθεί σωστά και με τη δέουσα προσοχή, δεν θα δαπανηθεί μεν χρόνος στον προγραμματισμό θα δαπανηθεί όμως κάτι πολύ σημαντικότερο κεφάλαια αλλά και χρόνος για διορθωτικές κινήσεις.