Τα events έγιναν Digital!
Γράφει η Μαρία Γκουρτσιλίδου
Δυναµική είσοδο στη ζωή µας έχουν κάνει τα digital events λόγω και των ιδιαίτερων συνθηκών που επέβαλε η εξάπλωση του Covid-19. Συγκριτικά µε τα physical events, σαφώς και υπάρχουν αρκετές διαφοροποιήσεις, ενώ δεν µπορεί να παραβλεφθεί το γεγονός ότι συγκεντρώνουν αρκετά πλεονεκτήµατα, αν και η διοργάνωσή τους είναι ιδιαίτερα απαιτητική. Αν θα θέλαµε να αναφέρουµε µερικά χαρακτηριστικά γνωρίσµατα των digital events, θα λέγαµε ότι ξεχωρίζουν για το πρωτότυπο περιεχόµενό τους καθ’ όλην τη διάρκεια της ροής, την ενεργό συµµετοχή του κοινού µέσα από την ανάπτυξη συνοµιλιών µε τους οµιλητές, ενώ αποτελούν σε αρκετές περιπτώσεις µία πιο οικονοµική λύση διοργάνωσης events. Αποτελεί πραγµατικότητα, άλλωστε, το γεγονός πως το τελευταίο διάστηµα, αν και -ελέω πανδηµίας- έχουµε φτάσει να µιλάµε για zoom & webex producers και ενώ έχουν πραγµατοποιηθεί αρκετά digital events στην εγχώρια αγορά, λίγα ήταν αυτά που πραγµατικά κατόρθωσαν να κερδίσουν τους συµµετέχοντες. Στα πλεονεκτήµατα των digital events αλλά και πού θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερο βάρος προκειµένου να αποδεικνύονται αποτελεσµατικά, εστιάζουν έµπειρα στελέχη της ελληνικής αγοράς που δραστηριοποιούνται στον κλάδο, σκιαγραφώντας το υπάρχον περιβάλλον, αναλύοντας το µέλλον των digital events και απαντώντας αν τελικά θα αντικαταστήσουν σε βάθος χρόνου τα physical events.
Αγγέλικα Λεούση - CEO JNLeoussis+
Το µεγάλο στοίχηµα είναι να κερδίσουµε το attention retention
Το βασικό τους πλεονέκτηµα είναι προφανώς η πρόσβαση που δεν έχει γεωγραφικούς περιορισµούς, ή αυτό που ζούµε σήµερα, συγχρωτισµό. Ένα δεύτερο πλεονέκτηµα είναι ότι µπορεί να έχουν µια καλύτερη αναλογία χρόνου και ουσίας. Είναι όµως πολύ απαιτητικά στη διοργάνωσή τους, όχι µόνο τεχνικά, αλλά και σε επίπεδο content. Ξέρετε, το πιο δύσκολο θέµα σε κάθε event είναι το attention retention. Πώς θα µπορέσουµε να κρατήσουµε το ενδιαφέρον των συµµετεχόντων υψηλό, πώς θα προσφέρουµε εµπειρίες που να τους ενεργοποιούν; Στα physical events χρησιµοποιούµε όλα τα διαθέσιµα εργαλεία που µας δίνει η φυσική παρουσία: το χώρο, το σκηνικό, το φωτισµό, τη µουσική, τα video, το interactivity κ.λπ. Με ένα σωρό τεχνάσµατα προσπαθούµε να κρατήσουµε το κοινό alert. Σε ένα digital event ουσιαστικά είµαστε γυµνοί. Ο συµµετέχων µπορεί να είναι σπίτι του, να λαµβάνει ταυτόχρονα email, να του µιλάνε τα παιδιά του ή απλά ο νους του και το βλέµµα του να ταξιδεύουν έξω από τα όρια της οθόνης διαρκώς. Αυτή είναι λοιπόν η κεντρική µάχη. Πώς θα τον κρατήσεις µαζί σου, engaged και alert.
Υπάρχει µία ακόµα σηµαντική πλευρά, το τεχνικό κοµµάτι, που έχει τις δυσκολίες του και µερικούς κρυµµένους περιορισµούς.
Στην JNLeoussis+ σχεδιάζουµε τη διοργάνωση των digital events υπολογίζοντας όλες τις παραµέτρους, ώστε να δώσουµε στο κοινό µια ευχάριστη και διαφορετική εµπειρία και στον πελάτη και τους Panelists ένα ασφαλές και ήρεµο περιβάλλον. Το αν ένα event θα είναι στο zoom, webex, µέσω broadcast, fully interactive, καθορίζεται από τις ανάγκες του πελάτη και του event που πρέπει να διοργανώσουµε. Η κάθε πλατφόρµα έχει πλεονεκτήµατα και µειονεκτήµατα. Το πιο σηµαντικό είναι να είσαι προετοιµασµένος για πιθανές κακοτοπιές, να δουλεύεις µε τους περιορισµούς και να τους χρησιµοποιείς δηµιουργικά. Ένα πράγµα είναι σίγουρο, ότι τα web events δεν είναι µια απλή παραγωγή. Αν θέλουµε να είναι sleek και inline µε την ποιότητα ενός brand, θα πρέπει να ξέρουµε ότι θέλουν δουλειά.
Εν µέσω καραντίνας οργανώσαµε την πρώτη web press conference της Εθνικής Τράπεζας, που οµολογουµένως πήγε εξαιρετικά καλά. Χρειάστηκε όµως να στήσουµε 7 διαφορετικά µίνι πλατό, ειδικό εξοπλισµό, ώστε όλοι οι panelists να έχουν ίδια standards ποιότητας ήχου και εικόνας, community managers για το Q&A, ειδικά προσαρµοσµένα video που να ξεγελούν το µάτι σε περίπτωση που κάποιος συµµετέχων είχε lag, πολλαπλές πρόβες και καλό συντονισµό. Πριν λίγες µέρες ολοκληρώσαµε ένα διαφορετικό event, αυτήν τη φορά 500 ατόµων, σε zoom και vimeo µε dedicated site, live βραβεύσεις και πολλαπλά video, που τα δουλέψαµε µε τελείως άλλη τεχνική και εργαλεία, ώστε να µπορούµε να φτιάξουµε µια lag free εµπειρία.
Σίγουρα, στο µέλλον πολλά events θα µεταφερθούν online όχι από ανάγκη αλλά από επιλογή. Η αίσθηση που έχω όµως είναι ότι ο εκµηδενισµός των αποστάσεων και η ευκολία θα είναι πάντα τα selling points. Είναι πολύ δύσκολο να µπορέσει ένα event 2 αισθήσεων να ανταγωνιστεί στα ίσα σε experience ένα event των 5 αισθήσεων. Όχι ακατόρθωτο, αλλά σίγουρα πολύ, πολύ δύσκολο.
Βασίλης Μεντζελόπουλος - Managing Director Amuse
Ξεχωρίζουν για τη δηµιουργία πρωτότυπου περιεχοµένου
Με αυτόν τον ξαφνικό περιορισµό παγκοσµίως εκδηλώσεων, συνεδρίων και εκθέσεων, άνοιξε απότοµα ο δρόµος για την εφαρµογή των online events µε µεγάλη επιτυχία και υψηλό ποσοστό αποδοχής από το ευρύ κοινό. Επειδή όµως το digital περιβάλλον είναι αποµονωµένο και άυλο, χωρίς κοινό, χειροκροτήµατα, πάρτι κ.λπ., αυτό που κάνει ένα virtual event να ξεχωρίζει είναι η δηµιουργία πρωτότυπου περιεχοµένου καθ’ όλη τη διάρκεια της ροής. Περιεχοµένου που φτιάχνουµε και δοµούµε βήµα-βήµα µαζί µε τους πελάτες µας, ώστε να ακολουθεί τις ανάγκες τους, αλλά επίσης να ακολουθεί και τα «µυστικά» της κινηµατογραφικής απεικόνισης. Γι’ αυτό κι εµείς τα ονοµάζουµε online! Βίντεο, παρουσιάσεις µε κίνηση, guest speakers, απρόσµενα happenings, ειδικά προσαρµοσµένα team buildings και, φυσικά, διασκέδαση, εκπλήξεις και επώνυµοι καλεσµένοι µε ρόλο, είναι κάποια από τα συστατικά. Στην amuse πιστεύουµε ότι η τεχνολογία είναι µέσον όχι προορισµός. Μπορούµε λοιπόν να την χρησιµοποιήσουµε δηµιουργικά και άρτια, αξιοποιώντας τις πιο σύγχρονες υποδοµές της παγκόσµιας αγοράς, για να µπορούµε να προσφέρουµε στο κοινό των πελατών µας µια συναρπαστική, διαδραστική εµπειρία. Ο online κόσµος σχεδιάζεται όλα αυτά τα χρόνια για να µοιάσει µε τον πραγµατικό καταπληκτικό κόσµο µας. Έτσι µπορούµε να φιλοξενήσουµε στο ειδικά διαµορφωµένο πλατό µας ή να µετατρέψουµε σε studio ένα χώρο του πελάτη, να προβάλουµε σε οποιαδήποτε µορφή τις παρουσιάσεις, τα βίντεο και, φυσικά, µπορούµε να φέρουµε «δίπλα» τον εκάστοτε συνοµιλητή, όπου κι αν βρίσκεται. Η τεχνολογία µάς βοηθά κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης να κάνουµε QnAs, δηµοσκοπήσεις, έρευνες, παιχνίδια και πολλά άλλα. Επιπλέον, µας βοηθά να δηµιουργήσουµε break out rooms, στα οποία θα συζητήσουν µεταξύ τους, θα κάνουν workshops, ή θα τους ζητήσουµε να προετοιµαστούν ως οµάδα για κάτι που θα γίνει αργότερα στην κύρια αίθουσα… Γνωρίζουµε τις ανάγκες για επικοινωνία του µηνύµατος, και αυτό είναι το πιο σηµαντικό. Και φαντάζοµαι ότι θα αναρωτιέστε αν αυτό που χρειάζεστε µπορεί να πραγµατοποιηθεί σε online περιβάλλον. Και όµως, µπορεί! Συνέδρια και εµπορικές εκθέσεις, fully branded παρουσιάσεις προϊόντων, kick off πωλήσεων, meetings, εκπαιδεύσεις κ.λπ. Καλώς ήρθατε στον µαγικό καινούργιο κόσµο της online εποχής και στα events.
Ελπίδα Παπαθανασίου - Πρόεδρος και διευθύνουσα σύµβουλος Sound & Visual
Τα virtual events ήρθαν για να µείνουν
Τα virtual events δεν είναι κάτι καινούργιο, απλά µπήκαν πιο δυναµικά στη ζωή µας λόγω των συνθηκών που επέβαλε ο Covid-19. Τα πλεονεκτήµατα που προσφέρει ένα virtual event είναι η δυνατότητα να προσελκύσει περισσότερους συµµετέχοντες χωρίς γεωγραφικούς περιορισµούς και αυτοί να κερδίσουν το χρόνο που θα αφιέρωναν για να µεταβούν σε ένα physical event. Επιπλέον, είναι πιο εύκολο για το διοργανωτή να συλλέξει feedback µέσα από online poll αλλά και στατιστικά στοιχεία σχετικά µε το χρόνο συµµετοχής και την προέλευση των συµµετεχόντων. Για να είναι ένα virtual event αποτελεσµατικό, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερο βάρος στην πλατφόρµα που θα χρησιµοποιηθεί, ώστε να έχει ένα φιλικό προς το χρήστη interface. To υλικό που θα µεταδοθεί µέσω livestreaming θα πρέπει να είναι άρτιο τεχνολογικά, οι οµιλητές να έχουν καλή σύνδεση στο διαδίκτυο, ώστε να µην υπάρχουν διακοπές στη ροή, να ακούγονται καθαρά, να έχουν σωστό φωτισµό και ένα ουδέτερο background. Σηµαντικό ρόλο παίζει και η προετοιµασία των οµιλητών πριν το event, ώστε να εξοικειωθούν µε την πλατφόρµα που θα χρησιµοποιηθεί και να επιλυθούν τυχόν προβλήµατα. Τέλος, η διάρκεια ενός virtual event θα πρέπει να είναι πιο σύντοµη από αυτήν ενός physical event, για να διατηρηθεί το ενδιαφέρον και η προσήλωση του κοινού. Τα virtual events ήρθαν για να µείνουν, ωστόσο σε βάθος χρόνου δεν θα αντικαταστήσουν πλήρως τα physical events, καθώς ο άνθρωπος είναι κατ’ εξοχήν ένα κοινωνικό ον, που δίνει ιδιαίτερη σηµασία στη διαπροσωπική επαφή.
Τζένη Μπουγά - Creative Director Theasis
Είναι ένα κοµµάτι από το µέλλον
Παρότι κάναµε live streaming σε events πάνω από µία δεκαετία, πάντα το αντιµετωπίζαµε σαν µία επιπλέον υπηρεσία και ποτέ σαν ένα event αυθύπαρκτο. Μπορεί λοιπόν τα virtual events να προέκυψαν ως µία επικοινωνιακή λύση, λόγω των περιορισµών που επέβαλε ο Covid-19, όµως εύκολα διαπιστώνουµε τα πλεονεκτήµατά τους. Αποτελούν µέρος του digital transformation που είναι ήδη σε εξέλιξη και ως τέτοιο είναι ένα κοµµάτι από το µέλλον. Είναι ένα µέσο σύγχρονο και φρέσκο για το νεόκοπο κοινό του, αλλά και για τις εταιρείες παραγωγής, που αναπτύσσουν πολλά νέα εργαλεία γύρω από αυτό. Παρέχει οικονοµικές λύσεις, όχι µόνο σε κόστη παραγωγής αλλά και σε κόστη συµµετοχής για τους καλεσµένους. Προσφέρει πρόσβαση σε µεγαλύτερο κοινό, λόγω της ευκολίας πρόσβασης και του global reach. Για τον ίδιο λόγο, µπορούν να φιλοξενηθούν οµιλητές παγκοσµίου εµβέλειας, µε κόστος πολύ µακριά από αυτό της φυσικής παρουσίας. Λόγω της φύσης του µέσου, είναι πολύ εύκολο να εξάγεις µετρήσιµα αποτελέσµατα κάθε ενέργειας. Για να αποδειχτούν τα virtual events αποτελεσµατικά, είναι σηµαντικό το τελικό τηλεοπτικό προϊόν να είναι υψηλής ποιότητας και να επιτυγχάνει όχι µόνο να ενηµερώνει, αλλά να προσελκύει το κοινό. Ο πιο βασικός παράγοντας είναι να µην ξεχνάµε ότι ένα event virtual ή όχι, πρέπει να έχει ψυχή. Πρέπει να δηµιουργούµε εργαλεία που θα σπάνε το φράγµα του ψυχρού µέσου και της απόστασης, να αναπτύσσεται διάδραση, να υπάρχουν εκπλήξεις, συντονισµός και συνεχής συµµετοχή του κοινού, µέσα από διάφορα κανάλια και να υποστηρίζεται το networking των θεατών. Μεγάλη σηµασία έχει η σωστή οργάνωση και η προετοιµασία όλων των συµµετεχόντων, µε πρόβες και εκπαίδευση στο χειρισµό του µέσου και τον τρόπο παρουσίασης. Παράλληλα, πρέπει να έχει χτιστεί ένα δίκτυο συνεργατών που θα στηρίζουν τέλεια το τεχνολογικό κοµµάτι, έτσι ώστε να προκύπτει µια άψογη υλοποίηση.
Έλια Ηλιάδη - Sales & Marketing Manager Event Plus
∆ιέξοδος στην ανάγκη να επικοινωνήσουµε πιο ενεργά
Zούµε όντως µια ιδιαίτερη εποχή, όπου η ανθρώπινη επαφή περνάει µια δύσκολη συγκυρία. Η απόσταση µεταξύ µας ξαφνικά µεγάλωσε και ταυτόχρονα αυξήθηκε και η ανάγκη για επικοινωνία. Η τεχνολογία ήταν πάντα αρωγός στη διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων και πριν από τη δύσκολη αυτή συγκυρία, δίνοντας λύσεις όπου οι συνθήκες και οι ανάγκες µιας εκδήλωσης το απαιτούσαν. Στην παρούσα κατάσταση όµως παίζει πρωταγωνιστικό ρόλο. Κατάφερε να µας φέρει πιο κοντά, όταν η «Κοινωνική Αποστασιοποίηση» έγινε ανάγκη. Η ανάπτυξη των Virtual events ήταν η µόνη δυνατή απάντηση κάτω από τις παρούσες συνθήκες, δηµιουργώντας µια διέξοδο στην ανάγκη να αισθανθούµε πιο «κοντά», να επικοινωνήσουµε πιο «ενεργά», να νιώσουµε ξανά ότι είµαστε µέρος µίας οµάδας και να ικανοποιήσουµε την ανάγκη να συνεχιστεί η ροή της πληροφορίας, που είναι απαραίτητη για να σχεδιάσουµε τα επόµενα βήµατα. Κάπως έτσι το live streaming και οι διαδικτυακές πλατφόρµες έγιναν οι «καλύτεροί µας φίλοι», ενώ οι χώροι και οι αίθουσες ξενοδοχείων αντικαταστάθηκαν από το στούντιο και το σαλόνι του σπιτιού µας.
Η νέα πραγµατικότητα γρήγορα εδραιώθηκε στην καθηµερινότητά µας, βοήθησε στη διατήρηση της εύρυθµης λειτουργίας των εταιρειών εξ αποστάσεως και εξασφάλισε τη σωµατική και την ψυχική υγεία του ανθρώπινου δυναµικού τους. Χρειάστηκε η γρήγορη προσαρµογή και ευελιξία από όλες τις πλευρές, όπως και η ανάπτυξη νέων τεχνικών και ικανοτήτων, που διαµόρφωσαν µια νέα «εταιρική πραγµατικότητα». Το πιο σηµαντικό στοιχείο των virtual events είναι το άρτιο τεχνικά αποτέλεσµα, που εξαρτάται τόσο από τους διοργανωτές, όσο και από τα τεχνικά χαρακτηριστικά της κάθε σύνδεσης των συµµετεχόντων ξεχωριστά. Πολύ σηµαντικό επίσης είναι η διατήρηση του κοινού σε «εγρήγορση» και «ενεργή» συµµετοχή, κάτι που µπορεί να εξασφαλιστεί µόνον όταν υπάρχει αλληλεπίδραση µεταξύ των οµιλητών και των συµµετεχόντων και όχι µονόλογος. Στην Event Plus αυτό µας απασχόλησε από την αρχή και µέσα από συνεχείς δοκιµές καταφέραµε να εξελίξουµε το «παραδοσιακό» live streaming και να το συνδυάσουµε µε τις δυνατότητες που δίνουν οι διαδικτυακές πλατφόρµες για πιο άµεση επικοινωνία. Καταφέραµε οι οµιλητές να βλέπουν το κοινό που τους παρακολουθεί και να αναπτύσσουν συνοµιλίες µαζί του, αλλά και οι συµµετέχοντες µεταξύ τους, σαν να βρίσκονταν όλοι σε µια φυσική συνάντηση. Είναι αλήθεια ότι τα virtual events δεν θα µπορέσουν ποτέ να αντικαταστήσουν τα θετικά στοιχεία των πραγµατικών, αλλά είναι ό,τι πιο κοντινό έχουµε αυτήν τη στιγµή, ώστε να καλύψουµε την έλλειψη της φυσικής παρουσίας, µέχρι να επανέλθουµε στην πρότερη κανονικότητα.
