Η Ελληνική Εταιρεία Συμμετοχών και Περιουσίας A.E. («Υπερταμείο») πραγματοποιεί διαγωνισμό για την πραγματοποίηση του IFSWF Annual Meeting 2026, της ετήσιας θεσμικής συνάντησης του International Forum of Sovereign Wealth Funds, η οποία θα πραγματοποιηθεί στην Αθήνα, 11–13 Νοεμβρίου 2026 και αναμένεται να συγκεντρώσει επικεφαλής και στελέχη από τον κύκλο των Δημόσιων Επενδυτικών Ταμείων (Sovereign Wealth Funds) παγκοσμίως.
Ο ανάδοχος θα αναλάβει τον ενιαίο επιχειρησιακό σχεδιασμό, τον εντοπισμό, συντονισμό και τη διαχείριση όλων των επιμέρους συνεργατών και των εμπλεκόμενων μερών (agents/vendors), υπό ενιαίο πλαίσιο διακυβέρνησης έργου.
Όπως αναφέρεται στην σχετική προκήρυξη οι ελάχιστες εργασίες που θα καλυφθούν από τον ανάδοχο είναι οι εξής :
1. Ο Ανάδοχος θα λειτουργεί ως κεντρικό σημείο επιχειρησιακής διαχείρισης. Θα συντονίζει, θα εποπτεύει και θα διαχειρίζεται το σύνολο των επιμέρους παρόχων/συνεργατών που θα απαιτηθούν για τη διοργάνωση (ενδεικτικά: χώροι και ξενοδοχειακές υποδομές, τεχνική/ οπτικοακουστική κάλυψη και μεταφραστικός εξοπλισμός, branding/ κατασκευές/ έντυπα, catering, μεταφορές, ασφάλιση εκδήλωσης, registration και on-site λειτουργίες). Ο Ανάδοχος θα έχει την κεντρική επιχειρησιακή ευθύνη και ενιαία διακυβέρνηση έργου (single point of accountability). Αποτελεί τον κεντρικό πυρήνα διαχείρισης και τον αποκλειστικό reporting interface προς τη Διοίκηση και την αρμόδια ομάδα έργου του Υπερταμείου. Ο Ανάδοχος πρέπει να έχει εμπειρία στην υλοποίηση σύνθετων εκδηλώσεων συνεργαζόμενη με εξειδικευμένες εταιρίες και συνεργάτες, ώστε να καλύπτονται οι παρακάτω απαιτήσεις:
- Ολοκληρωμένο project & account management (χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμός, εποπτεία και έλεγχος επιμέρους συνεργατών).
- Venue rental με αποκλειστική χρήση βάσει των ειδικών απαιτήσεων της διοργάνωσης για το 3ήμερο και συνολική φιλοξενία της εκδήλωσης. Hotel guarantees
- Συνεργασία με catering, οργάνωση κάθε ξεχωριστής ανάγκης εντός του τριημέρου και συνολική φιλοξενία της εκδήλωσης.
- AV production, μεταφραστικός εξοπλισμός, τεχνική κάλυψη.
- Branding production, κατασκευές backdrop, εκτυπώσεις για την ημέρα της εκδήλωσης.
- Ασφάλιση αστικής ευθύνης και διαχείριση επιχειρησιακού ρίσκου.
2. Ο Ανάδοχος θα διαχειρίζεται θεσμικές σχέσεις ήτοι:
- Συντονισμός με το Υπερταμείο, τον οργανισμό IFSWF και επιλεγμένα εμπλεκόμενα μέρη καθ’υπόδειξη του Υπερταμείου.
- Διαχείριση high-level participation sensitivities & κυβερνητικού πρωτοκόλλου.
- Υποστήριξη και οργάνωση διμερών επαφών.
3. Ο Ανάδοχος θα σχεδιάζει και θα υλοποιεί πρόγραμμα υψηλού επιπέδου για VVIP συμμετέχοντες ήτοι:
- Σχεδιασμός και οργάνωση επίσημου δείπνου 200-250 ατόμων σε εμβληματικό χώρο.
- Ιδιωτική ξενάγηση σε εμβληματικό πολιτιστικό χώρο.
- Πολιτιστικές δραστηριότητες (εντός ή εκτός venue) με πιστοποιημένους πολιτιστικούς ειδικούς.
- Προτάσεις δώρων καλεσμένων.
4. Ο Ανάδοχος θα είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση συμμετεχόντων και θα διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της εκδήλωσης σε επίπεδο εγγραφών και υποδοχής. Ειδικότερα περιλαμβάνεται:
- Η Δημιουργία Online registration συστήματος
- Η Ενοποίηση βάσης δεδομένων συμμετεχόντων
- Η Επικοινωνία και online ενημερώσεις προς συμμετέχοντες.
- Η Δημιουργία microsite
- Badge protocol και έλεγχος υλικού συμμετεχόντων.
- Η Δημιουργία ειδικού registration χώρου στο venue υποδοχής και καταγραφής των καλεσμένων.
- On-site registration desk & front-of-house υποστήριξη.
Το έργο έχει μέγιστο προϋπολογισμό πεντακοσίων χιλιάδων €500.000 (πλέον ΦΠΑ) ευρώ. Αυτός ο προϋπολογισμός περιλαμβάνει όλες τις δαπάνες που σχετίζονται με το έργο. Ο προϋπολογισμός παραμένει ίδιος και σε περίπτωση τυχόν παράτασης. Στην περίπτωση αυτή, το Υπερταμείο θα παρατείνει μονομερώς τη διάρκεια της σύμβασης. Κατ’ εξαίρεση για την κάλυψη ενδεχόμενων έκτακτων και απρόβλεπτων αναγκών που δεν ήταν δυνατόν να προβλεφθούν κατά το στάδιο σχεδιασμού της διοργάνωσης και ενδέχεται να προκύψουν κατά την προετοιμασία ή υλοποίηση της διοργάνωσης, δύναται να χρησιμοποιηθεί από το Υπερταμείο ποσό έως €50.000 (πλέον ΦΠΑ), πλέον του ως άνω προϋπολογισμού και θα ενεργοποιείται αποκλειστικά κατόπιν προηγούμενης έγκρισης του Υπερταμείου και κατά την απόλυτη διακριτική ευχέρεια του τελευταίου.
Οι προσφορές των ενδιαφερομένων πρέπει να υποβληθούν το αργότερο έως τις 12/05/2026, 17:00 ώρα Αθηνών.
